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契約書作成時に利用していただきたいことword編(段落番号・インデント)


契約書の作成およびチェックを業務としておりますが、様々な契約書を見ていて思うことがありますが、今回は文書の作成についての形式的な事を書いていこうと思います。

契約書のチェックを依頼された時に、多くの場合はwordファイルで送られてきます。

ご自身でつくられたものや、 web上にある雛形をいじられたものなど様々なものがあります。

ほとんどの場合に次のことができていないのですが、利用するだけで色々と便利なのでぜひ試してみてください。

  • 番号書式を利用する

番号書式の案内はこちらから

言われれば皆さんは気づかれるのでしょうか、利用されてない方が非常に多いです。

第○条と手で打つのと番号書式を使う事で大差がないと思われるかもしれませんが、いきなり完全な契約書を作成できる場合は別として、契約書は常に修正していくことが想定されていますので、修正の時に途中で新たに条文を盛り込んだ時に、その後の条文の数字を全部変える必要が出てくるか、その必要がないかの差は非常に大きいです。

第○項等についても段落番号を利用されると同じように便利です。

法律などでは、第1項において1という数字を書きませんが、契約書では書いてしまってもいいと思います。

もちろんかかずに2から始めることもできます。

「書式」「箇条書きと段落番号」「変更」で2からと設定すればいいだけです。

号については法律では数字に○をしたものを使いますが、データでやり取りする場合はできるだけ使わないほうがいいと思います。

環境依存文字ですので、例えばWindowsで作ったものmacで読む時に体裁が壊れることが多々あります。

当事務所では(1)を使っています。

全く使っていなかった方にとっては最初は少しハードルが高いかもしれませんが、使い始めると非常に便利ですし見やすくなりますのでぜひ利用してください。

  • インデントを利用する

インデントとは文章等をどこから開始するかを指定することができるものです。

詳しくはこちらのページをご覧ください。

これを利用することによって、第○条の下には何も記載していない状態を作ることができます。

左側に条項だけが並んでいる状態です。

これができていない方が意外と多いです。

一見するとできているのかなと思うものもあるのですが、よく見るとスペースキーで体裁だけ合わせているものが多いです。

スペースキーで対処すると、修正して1文字でも増えた場合に体裁が崩れる事は容易に想像できると思います。

1行目のインデントや左インデントなどいろいろあって最初は混乱するかもしれませんが、いじっていると何となくわかってくると思いますので、ぜひ利用してほしいです。

契約書の作成は中身も大事ですが、やはり見た目も大事ですので、見た目にいい物を作成するように段落番号とインデントはぜひ利用してください。

お気軽にご相談ください!

TEL:0775354622(9:00~19:00)

当事務所が行っている契約書作成チェック業務の案内はこちらから。

メールは契約書作成相談所メールフォームまたは、umisoragyousei@gmail.comまでメールしてください。

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